W celu ograniczenia nakładów pracy miejskich urzędników, przeznaczanych na powtarzające się i żmudne zadania, wdrażana jest automatyzacja wybranych procesów. Polegając na wykonywaniu wybranych czynności w zakresie pozyskiwania, dystrybucji i archiwizacji informacji lub dokumentów oraz ich analiz na podstawie zadanej frazy przez robota (oprogramowanie), pozwala utrzymać aktualne bazy danych jak i  skrócić czas oczekiwania mieszkańców na decyzje administracyjne. Robotyzację z powodzeniem wykorzystuje się w:

• Wydziale Windykacji – proces polega na logowaniu się robota do systemu Ognivo za pomocą certyfikatu niekwalifikowanego i pobraniu wszystkich  komunikatów  i dokumentów, które od ostatniej operacji logowania nie zostały pobrane. Następnie robot sprawdza czy pobrane dokumenty spełniają określone warunki. Jeśli tak, dokumenty zostają zapisane a następuje przygotowanie paczek z dokumentacją. Zaszyfrowane pliki/paczki wysyłane są mailem do pracownika UM. Pracownik po otrzymaniu  plików zapisuje dokumenty. Przed automatyzacją procesu pracownik nie był w stanie na bieżąco śledzić, pobierać i weryfikować wszystkich dokumentów.
• Zespole ds. Zarządzania Energią – wdrożone oprogramowanie jest w stanie przeprowadzić czynności wykonywane do tej pory przez człowieka w zakresie dystrybucji i archiwizacji dokumentów za energię elektryczną od sprzedawcy oraz dystrybutora, dla jednostek Miasta Bydgoszczy wraz z pozyskaniem danych z tych dokumentów. W kolejnym etapie baza została rozbudowana o dane z faktur za energię cieplną, wodę oraz paliwo gazowe. Pozwoliło to stworzyć kompleksowe narzędzie nie tylko do dystrybucji dokumentów, ale również umożliwiające przetwarzanie zbieranych danych w celu: planowania budżetu, obliczanie emisji CO2, szacowania kosztów, planowania oszczędności czy modernizowania obiektów. Wprowadzone rozwiązanie pozwala na wykrywanie błędów w dokumentacji źródłowej tj. fakturach VAT. Przyjęty proces automatyzacji pozwolił maksymalnie zmniejszyć konieczny nakład pracy przy jednoczesnym zwiększeniu jej efektywności.
• Biurze Zarządzania Gospodarką Odpadami Komunalnymi – robotyzacja polega na wprowadzaniu elektronicznych deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi,  z aplikacji SIDAS do aplikacji KSON. Robot wdrożony przez BOK jest w stanie wykonać czynności wykonywane do tej pory przez człowieka w zakresie: pozyskiwania dokumentów źródłowych z aplikacji SIDAS, rejestracji elektronicznej deklarację w systemie KSON, generowaniu należności, rejestracji deklaracji w  SIDAS oraz zapisaniu zarejestrowanych deklaracji na zasobach Urzędu Miasta.

Elementy smart:
Wydajna administracja – zastosowane rozwiązania technologiczne zwiększają efektywność pracy Urzędu Miasta oraz skracanie oczekiwania mieszkańców na decyzje administracyjne.