Spotkanie odbyło się w poniedziałkowe popołudnie, 19 grudnia. Życzenia przedstawicielom „trzeciego sektora” przybyłym na spotkanie, w imieniu prezydenta Bydgoszczy Rafała Bruskiego, złożyła zastępca Iwona Waszkiewicz. Przewodnicząca Rady Działalności Pożytku Publicznego Miasta Bydgoszczy, Maria Jolanta Matuszewska, również podziękowała wszystkim aktywnym organizacjom za podejmowane przez nich inicjatywy społeczne i życzyła wielu pomysłów na kolejny rok.

Oprawę muzyczną podczas spotkania zapewniła kapela i chór Zespołu Pieśni i Tańca Płomienie. Zaproszenie na spotkanie przyjęli przedstawiciele bydgoskich organizacji pozarządowych, działacze i społecznicy oraz wolontariusze z „Siły Wolontariuszy Miejskich”. W spotkaniu uczestniczyli także członkowie Rady Działalności Pożytku Publicznego. Rozmowy prowadzone były długo w iście wigilijnej atmosferze. Na spotkaniu nie mogło zabraknąć tradycyjnych świątecznych potraw, pierogów i barszczu.