W konkursie „Innowacyjny Samorząd”  Bydgoszcz nagrodzono  za projekt: „Robotyzacja procesu pozyskiwania, dystrybucji i archiwizacji dokumentów za energię elektryczną od sprzedawcy oraz dystrybutora dla jednostek Miasta Bydgoszczy wraz z pozyskaniem danych z tych dokumentów”. To już trzecia nagroda  dla miasta za tę inicjatywę – w 2022 roku robot zdobył  1. miejsce za najlepsze usługi smart w polskich miastach podczas targów Smart City Expo Poland. W ubiegłym roku rozwiązanie przyniosło Miastu tytuł Lidera Transformacji Energetycznej 2023.  Bydgoski system był też prezentowany podczas tegorocznych międzynarodowych konferencji w Pradze i Berlinie.

Stolica wzoruje się na Bydgoszczy

- Z uwagi na ciągle zwiększającą się ilość zadań wykonywanych przez Miasto, opracowany i wdrożony został program pozwalający na bezobsługowe pobieranie, dystrybucję oraz archiwizację dokumentów dot. płatności za media. Aplikacja pozwala na pozyskiwanie danych źródłowych, sczytanie ich z dokumentu oraz ich analizę oraz wysyłkę do właściwej jednostki. Wdrożone przez miasto rozwiązanie jest jedyną działającą, autorską aplikacją w Polsce. Robot, z którego korzysta m.in. Zespół ds. Zarządzania Energią w Bydgoszczy będzie miał swoich braci bliźniaków w innych dużych miastach w Polsce. Zainteresowanie tym rozwiązaniem wyraziła Warszawa i Wrocław. Cieszę się, że przy wsparciu IT udało nam się zrealizować projekt, który stanowi wzór dla innych miast – mówi Tomasz Bońdos, koordynator Zespołu ds. Zarządzania Energią w Urzędzie Miasta Bydgoszczy.

„Innowacyjny Samorząd” to projekt Serwisu Samorządowego PAP, w którym wyłaniane są  i nagradzane najbardziej innowacyjne samorządy. Celem konkursu jest promocja kreatywnych samorządów oraz inspiracja pozostałych jednostek samorządu terytorialnego do podejmowania działań na rzecz innowacyjności. Przedmiotem konkursu są nadsyłane przez samorządy opisy zrealizowanych projektów, a głównymi kryteriami oceny – nowatorstwo w skali kraju i rezultaty zastosowanych rozwiązań.

Robot w urzędzie

Dział IT bydgoskiego urzędu miasta tworzy trzydziestoosobowy zespół – to tutaj pojawił się pomysł zastosowania robota zajmującego się dokumentami za energię elektryczną. Nie był to jednak ani pierwszy, ani ostatni projekt tego typu. Najnowszy robot wymyślony w miejskim dziale czuwa nad dokumentacją związaną z gospodarowaniem odpadami komunalnymi. Z kolei pierwsza robotyzacja, która odbyła się w 2019 r., związana była z działaniami windykacyjnymi, gdzie proces jest na tyle żmudny i skomplikowany, że nie było możliwości, aby ręcznie, na bieżąco pobierać dokumenty i budować bazę danych.
Robot w technologii RPA (Robotic Process Automation) loguje się na e-BOK sprzedawcy i dystrybutora energii elektrycznej minimum raz dziennie, od poniedziałku do piątku, a następnie pobiera wszystkie nowe dokumenty, które pojawiły się w systemach od ostatniego logowania. Są to: faktury, wezwania do zapłaty, kary umowne, noty odsetkowe i inne dostępne dokumenty w formacie źródłowym, pod unikalną nazwą, zawierającą przynajmniej numer dokumentu – to umożliwia ich dalszą obróbkę i pozyskanie danych. Średnioroczna liczba dokumentów do pobrania może dochodzić do 20 tys. sztuk. Robot w obszarze zarządzania energią kosztował 133 tys. zł i został sfinansowany z budżetu miasta. Projekt zaczęto realizować w październiku 2020 r. Przygotowanie systemu trwało miesiąc. Proces wdrażania całego rozwiązania składał się z czterech etapów: pozyskiwania dokumentów źródłowych, pobrania danych i ich analizy, dystrybucji plików oraz ich archiwizacji.

System został ostatnio rozbudowany o kolejne funkcjonalności, jakimi są:

• analiza budynków - pozwalająca na obliczenie kosztów energii dla poszczególnych budynków, także z punktu widzenia ilości użytkowników oraz kosztu na m2, co umożliwia dokonywanie analiz porównawczych,
• obliczanie emisji CO.

Roboty wykorzystywane są aktualnie w Wydziale Windykacji, Wydziale Gospodarki Odpadami i Zespole ds. Zarządzania Energią UMB.